Informativa sulla privacy

Versione del 3 novembre 2026

Ginevra legge la posta e i dati commerciali solo per fare il lavoro che le chiedi. Non vende dati, non li usa per pubblicità e non li usa per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Qui sotto trovi, senza giri di parole, cosa trattiamo, dove e per quanto tempo.

1. Chi tratta i dati

Ginevra è fornito da Roman Sajin, Viale Aurelio Ballotta 6, 45010 Gavello (RO), Italia, P. IVA 01602170290. Per qualunque domanda sulla privacy, o per esercitare i tuoi diritti, scrivi a sajinroman@gmail.com.

Il nostro ruolo dipende dai dati:

• per chi visita questo sito e per le persone che usano Ginevra siamo titolari del trattamento;
• per i dati che le aziende clienti caricano o collegano a Ginevra (i loro contatti, prospect, email, documenti) il titolare è l'azienda cliente e noi siamo responsabili del trattamento per suo conto, secondo l'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e un accordo sul trattamento dei dati che il cliente firma prima di caricare dati personali.

2. Questo sito

heyginevra.com non usa cookie, strumenti di analisi o pubblicità e non carica risorse da altri siti: anche i caratteri tipografici sono ospitati qui. Il fornitore che ospita il sito (Vercel) registra dati tecnici delle richieste, come indirizzo IP, data e browser, per farlo funzionare e proteggerlo da abusi. Base giuridica: il nostro legittimo interesse alla sicurezza del sito (art. 6.1.f GDPR).

Se ci scrivi, usiamo il tuo indirizzo e il contenuto del messaggio solo per risponderti e, se ne nasce un pilota, per le trattative che seguono (art. 6.1.b GDPR).

3. Le persone che usano Ginevra

Per chi ha un account trattiamo:

• nome, cognome, email, ruolo e azienda di appartenenza, chi ti ha invitato e la data dell'ultimo accesso;
• il profilo commerciale che compili, se lo compili: ruolo, esperienza, firma, orari di lavoro, preferenze sullo stile delle proposte e, se lo carichi, il curriculum in PDF;
• i dati della verifica in due passaggi: il codice dell'app di autenticazione è verificato direttamente dal servizio di autenticazione (Supabase) e non passa dai nostri server;
• un registro delle azioni importanti svolte nell'account, per sicurezza e per ricostruire cosa è successo;
• le conversazioni con l'assistente Ginevra e le note che le detti.

Usiamo questi dati per fornirti il servizio (art. 6.1.b GDPR), per proteggere l'account e prevenire abusi (art. 6.1.f) e per gli obblighi di legge, come la fatturazione (art. 6.1.c). Nome ed email sono necessari per avere un account; il resto del profilo è facoltativo e serve solo a rendere le proposte più adatte a te.

4. I dati che le aziende clienti trattano con Ginevra

Per conto dell'azienda cliente, Ginevra tratta:

• lead e contatti: dati dell'azienda prospect, come ragione sociale, partita IVA, sede e settore, e delle persone di riferimento: nome, ruolo, email e telefono di lavoro, profilo LinkedIn;
• attività commerciali: note, telefonate, appuntamenti, opportunità, preventivi, contratti e documenti caricati;
• note vocali: l'audio registrato dopo una chiamata e la sua trascrizione;
• posta e calendario, se il cliente li collega (sezioni 5 e 6);
• informazioni pubbliche: quando il cliente chiede a Ginevra di cercare aziende da contattare o di analizzare un sito, Ginevra consulta pagine web pubblicamente accessibili e ne ricava dati aziendali e, quando sono pubblicati, nomi, ruoli e recapiti di lavoro. Un contatto entra tra i contatti del cliente solo se l'utente lo sceglie; i nomi trovati restano nell'analisi del sito finché il cliente non la cancella;
• pagine di presentazione condivise: se il cliente invia a un prospect un link a una pagina di presentazione preparata con Ginevra, la pagina riporta dati dell'azienda prospect e contiamo solo quante volte viene aperta, senza registrare chi la apre. Il link scade dopo 30 giorni.

Se hai ricevuto un'email da un'azienda che usa Ginevra, il titolare dei tuoi dati è quell'azienda: è lei che ti deve informare e a lei puoi rivolgerti per i tuoi diritti. Puoi anche scrivere a noi: inoltriamo la richiesta e aiutiamo il cliente a rispondere. Ginevra ha strumenti per esportare tutti i dati di un account, cancellare definitivamente i dati di una persona e inserire il suo indirizzo in una lista di soppressione, così che non riceva più comunicazioni da quel cliente. Le email di campagna contengono un link per disiscriversi.

5. Gmail, Google Calendar e i dati di Google

Se colleghi un account Google, Ginevra chiede questi permessi:

Cosa facciamo con questi dati:

• dei messaggi salviamo oggetto, testo (anche in versione HTML), mittente, destinatari compresi Cc e Ccn, data, cartella, stato di lettura, identificativi del messaggio e della conversazione, nome e tipo degli allegati. Gli allegati veri e propri li salviamo come documenti solo per le email collegate a un cliente, esclusi i file eseguibili e quelli troppo grandi;
• al primo collegamento scegli tu quanta posta passata importare, da nessuna a tutta; da lì in poi Ginevra sincronizza i messaggi nuovi delle cartelle indicate sopra;
• ogni messaggio in arrivo o inviato viene analizzato dal servizio di intelligenza artificiale (sezione 7) per capire se riguarda un cliente, cosa chiede e se propone un passo successivo. Quando il collegamento a un cliente è certo o molto probabile Ginevra lo fa da sola, e puoi correggerlo; le azioni proposte, come risposte, fasi e promemoria, restano proposte finché non le confermi;
• dal calendario principale salviamo gli eventi dei 90 giorni precedenti al collegamento e quelli successivi: titolo, descrizione, luogo, orari, link Meet e partecipanti con la loro risposta. Ginevra crea, modifica e cancella solo gli eventi creati da te in Ginevra;
• le email collegate a un cliente sono visibili ai colleghi abilitati della tua azienda, secondo il loro ruolo;
• Ginevra non modifica, non sposta e non cancella i messaggi nella tua casella;
• nessuna persona del nostro lato legge i tuoi dati Google, salvo tuo consenso esplicito per messaggi specifici, motivi di sicurezza come le indagini su un abuso, obblighi di legge, o dati aggregati e anonimi per il funzionamento interno del servizio. L'accesso tecnico di amministrazione che abbiamo serve solo in questi casi.

Uso limitato dei dati di Google. L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di uso limitato. In concreto:

• usiamo i dati di Google solo per offrire e migliorare le funzioni di Ginevra che vedi e usi;
• li trasferiamo a terzi solo quando serve per queste funzioni, come al fornitore di intelligenza artificiale che analizza un messaggio, per rispettare la legge, per motivi di sicurezza o, nell'ambito di una fusione, acquisizione o cessione di beni, solo dopo averti chiesto un consenso esplicito;
• non li usiamo per pubblicità, non li vendiamo e non li trasferiamo a intermediari o rivenditori di dati;
• non li usiamo per valutare l'affidabilità creditizia né per finalità di prestito;
• non li usiamo, né li facciamo usare ai nostri fornitori, per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico generalizzati.

Ginevra's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Puoi scollegare Google da Integrazioni in qualunque momento: Ginevra chiede a Google di revocare l'autorizzazione e cancella le chiavi di accesso. Per esserne certo, o per revocarla direttamente, usa la pagina Sicurezza del tuo account Google. I messaggi già importati restano in Ginevra finché l'azienda cliente non li cancella o non chiude l'account.

6. Outlook e Microsoft 365

Se colleghi un account Microsoft, Ginevra chiede di leggere il tuo profilo, leggere e scrivere la posta (le bozze servono per inviare), inviare email a tuo nome e restare collegata quando non sei davanti allo schermo. Importa le cartelle Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze ed Elementi eliminati e tratta i messaggi come descritto per Gmail. Il calendario Microsoft non è ancora collegabile. Per revocare l'accesso, scollega la casella in Ginevra e rimuovi l'app dalle impostazioni del tuo account Microsoft.

7. Intelligenza artificiale

Ginevra usa modelli di intelligenza artificiale di fornitori esterni, attraverso le loro API per aziende. Al modello inviamo solo quello che serve per il compito richiesto, per esempio:

• testo, oggetto, mittente e destinatari di un'email, per classificarla e proporre un passo successivo;
• i dati di un lead, le sue attività e la sua storia, per preparare una chiamata o una bozza;
• il testo di una pagina web pubblica, per analizzare un sito o cercare aziende da contattare;
• l'audio di una nota vocale, per trascriverlo, e la trascrizione, per proporre le azioni.

Il fornitore predefinito è OpenAI (Stati Uniti), che si occupa anche di trascrizione e sintesi vocale. Ginevra può usare in alternativa Anthropic (Stati Uniti). Secondo le loro condizioni per le API, questi fornitori non usano i dati ricevuti per addestrare i propri modelli e li conservano per un periodo limitato, in genere fino a 30 giorni, a fini di sicurezza e prevenzione degli abusi, salvo obblighi di legge o violazioni delle loro regole d'uso. Noi non usiamo i dati dei clienti per addestrare alcun modello. I dati di un cliente non vengono mai usati nelle risposte date a un altro cliente.

Quello che il modello produce è una proposta: email, fasi, promemoria e nuovi contatti diventano reali solo quando un utente li conferma. Ginevra non prende decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone (art. 22 GDPR): punteggi e classificazioni servono solo a ordinare il lavoro del commerciale.

8. Fornitori e luoghi del trattamento

Per far funzionare Ginevra ci appoggiamo a questi fornitori, che trattano i dati per nostro conto e con nostre istruzioni:

Quando i dati sono trattati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal Capo V del GDPR: la decisione di adeguatezza della Commissione europea sul Data Privacy Framework UE-USA, per i fornitori che vi aderiscono, oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione. Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è obbligatorio per la nostra attività: per ogni domanda vale il contatto della sezione 1.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account e dati dei clienti: per tutta la durata del rapporto e, alla sua fine, cancellati entro 30 giorni. Un elemento eliminato da un elenco resta recuperabile finché l'azienda non ne chiede la cancellazione definitiva, che Ginevra permette per singoli contatti e lead o per l'intero account.
• Registro delle azioni nell'account: per la durata dell'account.
• Audio delle note vocali: cancellato automaticamente dopo 7 giorni. La trascrizione resta con la nota.
• Backup: copie cifrate giornaliere conservate fino a 31 giorni e settimanali fino a 91, poi eliminate. Servono solo a ripristinare il servizio in caso di guasto; dopo un ripristino riapplichiamo le cancellazioni registrate nel frattempo.
• Segnalazioni di errore: 30 giorni. I registri tecnici dei server restano presso i fornitori che li producono, per i tempi previsti dai loro servizi.
• Dati di fatturazione: per il tempo previsto dalla legge, in genere 10 anni.

10. Come proteggiamo i dati

• Si entra solo su invito; la verifica in due passaggi è disponibile per tutti e la attiviamo per chi amministra l'account durante la configurazione iniziale.
• Le chiavi di accesso a Gmail e Outlook sono salvate cifrate.
• Ogni azienda cliente ha uno spazio separato e i controlli automatici verificano che nessun dato passi da un cliente all'altro.
• Le connessioni sono cifrate; i documenti e i file audio sono in archivi privati, accessibili solo con collegamenti temporanei.
• I backup sono cifrati e la chiave per leggerli è conservata separatamente, non sui server.

Se dovesse verificarsi una violazione dei dati, avvisiamo i clienti senza ingiustificato ritardo e, quando la legge lo richiede, il Garante per la protezione dei dati personali.

11. I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualunque momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da un computer e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Scrivi a sajinroman@gmail.com: rispondiamo entro un mese.

Se ritieni che il trattamento non rispetti la legge puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Cookie

Questo sito non usa cookie. L'applicazione Ginevra usa solo cookie tecnici di sessione per tenerti collegato e salva nel browser alcune preferenze di visualizzazione, come la barra laterale chiusa. Non ci sono cookie di profilazione o di analisi, quindi non serve un banner per il consenso.

13. Modifiche

Aggiorniamo questa informativa quando cambia il modo in cui trattiamo i dati, per esempio quando aggiungiamo un fornitore. La data in alto indica la versione in vigore; se le modifiche sono rilevanti, gli utenti le ricevono anche per email.